Yrittäjä, keskustele tilitoimistosi kanssa!

Miten tilitoimisto voisi auttaa yrittäjää?

Ensinnäkin yrittäjän on hyvä tiedostaa, että tilitoimistopalvelu on korkeaa osaamista vaativaa palvelua, jossa lähtötiedoilla on suuri vaikutus palvelun laatuun. Kuten millä tahansa toimialalla yleensäkin, palveluliiketoiminnan laatu muodostuu sekä palvelun tuottajan (tilitoimiston) että palvelun käyttäjän (yrittäjän) välisestä yhteistyöstä. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakas (yrittäjä) itse osallistuu aktiivisesti laadukkaan palvelun tuottamiseen. Näin ollen tilitoimiston ja yrittäjän tulisikin keskustella ja usein käytännössä kirjallisesti sopia, mikä on työnjako yrittäjän ja tilitoimiston välillä lähtötietojen tuottamisessa.

Tilitoimiston ja yrittäjän olisikin hyvä sopia, millä tarkkuudella ja miten esimerkiksi suoriteperusteisia tulo- ja menokirjauksia noudatetaan kesken tilikauden, jolloin kuukausittaiset tuloslaskelmat kuvastavat paremmin yrityksen todellista kannattavuutta kuin esimerkiksi laskutus- ja maksuperusteinen kirjanpito.

Kun lähtötiedot ovat kunnossa, on hyvä sopia tilitoimiston kanssa siitä, kuinka usein talousraportit tuotetaan yritykselle. Hyvä tapa on, että yrittäjä katsoo oman tuloslaskelman ja taseen vähintään kerran kuukaudessa. Lisäksi kannattaa kysyä tilitoimistosta mahdollisuutta business controller (talouspäällikkö) -tyyppiseen palveluun, jolloin raporttien lisäksi saa arvokasta talousanalyysipalvelua.

Itse suosittelen, että yrityksissä seurataan kuukausittain vähintään myyntikateprosenttia, maksuvalmiutta (Quick Ratio) ja käyttöpääomien kiertonopeuksia.

Seuraa tunnuslukuja säännöllisesti

Itse suosittelen, että yrityksissä seurataan kuukausittain vähintään myyntikateprosenttia, maksuvalmiutta (Quick Ratio) ja käyttöpääomien kiertonopeuksia.

Tarkastellaan näiden tunnuslukujen vaikutusta kannattavuuteen ja maksuvalmiuteen seuraavien esimerkkien avulla:
Yrityksen myyntikateprosentti on 20 prosenttia ja yrityksen liikevaihto miljoona euroa, mutta tuloksentekokyky ennen veroja on vain 10 000 euroa.

Kuinka paljon a) myyntimäärän tai b) myyntihinnan tulee nousta, jotta yritys saavuttaa 50 000 tuloksen ennen veroja? Oletetaan, että muuttuvat kulut muuttuvat samassa suhteessa kuin myyntimäärä ja kiinteät kulut pysyvät ennallaan. Tällöin myyntimäärän (alkuperäisellä hinnalla) tulee kasvaa 200 000 euroa, jotta myyntikate ja samalla tulos ennen veroja kasvavat 40 000 euroa. Toisin sanoen myyntimäärän tulee kasvaa 20 prosenttia.

Sen sijaan hinnan korotukseksi riittää 4 prosenttia, koska hinnan korotukset ”menevät suoraan viivan alle” ilman, että kustannukset muuttuvat. Tämä esimerkkilaskelma osoittaa, että hinnan muutoksilla on suurempi vaikutus tuloksentekokykyyn kuin myyntimäärän muutoksilla. Etenkin matalilla katteilla pienetkin hinnan korotukset parantavat tuloksentekokykyä voimakkaasti.

Oman kokemukseni perusteella yllättävän usein esimerkiksi tappiota tekevä yritys saadaan käännettyä positiiviselle tuloskehitykselle nimenomaan pienillä myyntihinnan korotuksilla. Myyntikateprosentin säännöllinen seuraaminen auttaa varmistamaan, että yritys seuraa säännöllisesti hinnoitteluvoimaansa ja siten varmistaa, että katteet ja tuloksentekokyky eivät rapaudu huomaamatta.

Maksuvalmiuden seurantaa kannattaa käyttää taseesta laskettavaa Quick Ratio -tunnuslukua. Tunnusluku lasketaan vertailemalla taseen likvidejä omaisuuseriä taseen lyhytaikaiseen velkaan. Jos likvidit erät ovat suuremmat kuin tiedossa olevat lyhytaikaiset velat eli suhdeluku on yli yksi, niin perinteisen tilinpäätösanalyysin näkökulmasta yrityksen maksuvalmius on hyvä. Taseesta laskettujen tunnuslukujen ongelma on kuitenkin se, että ne kuvastavat yrityksen tilannetta – tässä tapauksessa maksuvalmiutta – vain tiettynä hetkenä. Tämän takia Quick Ratio -tunnusluku tulisikin laskea taseesta joka kuukausi ja tarkastella yksittäisen arvon lisäksi myös trendiä. Jos tunnusluvun trendi on laskeva, yritys on liukumassa kohti maksuvaikeuksia. Quick Ratio -tunnusluvun arvon tulisi olla suurimman osan tilikaudesta yli yhden.

Kolmanneksi kannattaa seurata säännöllisesti käyttöpääoman kiertonopeuksia. Muun muassa myyntisaamisten kiertonopeudella on maksuvalmiuteen erittäin iso merkitys. Esimerkiksi 1,2 miljoonan euron liikevaihdolla yhden kuukauden ja kolmen kuukauden ero maksuajoissa tarkoittaa 200 000 euron kassavaikutusta. Ero maksuajoissa saattaa syntyä, jo siitä, että yritys lähettää hieman hitaasti laskuja asiakkaalle, vaikka asiakas maksaakin laskun nopeasti. Eri käyttöpääomien kiertonopeuksien säännöllinen seuraaminen ja niiden tehostaminen on usein kaikkein tehokkain keino maksuvalmiuden parantamiseen.

Omakohtaisen kokemukseni perusteella uskallan väittää, että jo pelkästään kolmen edellä esitellyn tunnusluvun seuraaminen säännöllisesti yhteistyössä tilitoimiston kanssa parantaa yrityksen kannattavuutta ja maksuvalmiutta merkittävästi. Keskustele asiasta oman tilitoimistosi kanssa!